Comment réussir son projet de construction de bureaux d’entreprise ?

Voici quelques conseils pour bien entreprendre la conception de vos bureaux !

Vous souhaitez déménager votre entreprise dans des bureaux neufs que vous souhaitez faire construire ? Il s’agit-là d’un beau mais long projet !

La construction d’un siège social ou de bureaux professionnels requiert de la rigueur pour offrir à vos collaborateurs des locaux agréables, spacieux et fonctionnels.

Pour vous éclairer, voici tous nos conseils pour bien réussir son projet de construction de bureaux d’entreprise !

1. Faire la liste de ses besoins et de ses priorités 

Avant de vous lancer corps et âme dans la création des plans de vos futurs bureaux, il est nécessaire de vous poser certaines questions :

• Combien de personnes vont travailler dans les bureaux ?
• Quelles sont vos projections pour l’avenir ?

Les réponses vous aideront à déterminer le type de bureaux dont vous avez besoin et à anticiper certains points pour le futur. Notamment d’un point de vue organisationnel. En effet, si vous comptez embaucher de nouvelles personnes dans les cinq prochaines années, il faudra penser à construire des bureaux suffisamment grands pour absorber tous les changements.

Dresser la liste de ses besoins, c’est aussi dresser la liste de tous les espaces à prévoir : bureaux collectifs ou individuels ? Pensez aussi à prévoir le bon nombre de salles de réunion en fonction de votre organisation de travail.

Il faut également réfléchir aux locaux sociaux et aux espaces détente (sanitaires, coin café, salle de déjeuner, cuisine…).

D’une manière générale, il faut bien connaître le fonctionnement interne de votre entreprise : la façon dont vos collaborateurs interagissent entre eux, la façon dont vos différents services communiquent entre eux. L’objectif est ensuite de réfléchir à une disposition logique des pièces pour faciliter tous les échanges.

2. Visiter des bureaux pour mieux se projeter

Il n’est pas toujours évident de formaliser ses besoins auprès d’un professionnel de la construction. D’autant plus si vous faites construire des bureaux d’entreprise pour la première fois.

Pour mieux vous projeter, il existe une très bonne astuce qui consiste à aller visiter des bureaux d’entreprise déjà existants.

En visitant des bureaux déjà occupés, vous pourrez mieux vous rendre compte de la superficie dont vous avez besoin ainsi que de la taille que vous souhaitez dédier à chaque espace. De cette façon, vous pourrez mieux déterminer ce dont vous avez besoin et ce que vous ne voulez pas pour vos propres bureaux.

Avoir des plan 3D sous les yeux peut aussi vous aider à mieux vous projeter. Le professionnel de la construction que vous aurez choisi pourra sans doute vous présenter quelques concepts 3D.

3. Trouver le bon prestataire pour la conception et les travaux

Sans doute l’aspect le plus préoccupant et source de questionnements : à qui confier la conception et les travaux de construction de ses futurs bureaux ?

Pour réussir votre projet de construction de bureaux ou de siège social, vous devez vous entourer d’experts, qui connaissent bien les contraintes du milieu.

Opter pour une solution clés en main ou choisir un maître d’œuvre ? Plusieurs solutions s’offrent à vous. On vous explique :

Travailler avec maître d’œuvre

Vous pouvez solliciter les architectes, les bureaux d’études et les artisans vous-même, le tout, en engageant un maître d’œuvre. Le principal avantage est que vous pourrez choisir avec qui vous souhaitez travailler et resterez décisionnaire sur de nombreux points. Seulement, avec un tel process, vous n’êtes pas à l’abri que des dépenses supplémentaires s’ajoutent au fil du temps. Vous n’avez pas la garantie que votre budget initial sera respecté.

Parmi les missions du maître d’œuvre, on retrouve notamment :

• Le pilotage des entreprises
• Le suivi du planning
• Le respect du cahier des charges

En bref, le maître d’œuvre est le chef de projet.

Travailler avec un contractant général

L’autre solution qui se présente à vous est de travailler avec un contractant général. Il couvrira tous les aspects de votre projet : réflexion, études, démarches administratives, plans et travaux. Une solution, de prime abord, plus onéreuse, mais qui peut vous offrir une belle tranquillité d’esprit.

Le contractant général s’engage sur un prix fixe pour l’ensemble des travaux. Une garantie précieuse face à l’instabilité du marché des matériaux et des hausses de prix.

En bref : avec un contractant général, pas de plus-value !

Par ailleurs, le contractant général vous fait profiter de toute son expertise dans le domaine de la construction pour professionnels. Matériaux de construction, parti pris architectural, le contractant général se positionne pour vous proposer des bureaux dignes de vos attentes et dans le respect de vos besoins !

Il vous apporte aussi ses réponses sur d’autres plans tout aussi essentiels (système de ventilation/climatisation, isolation phonique des cloisons…)

(Pour en savoir +, nous avons déjà traité des différences entre un maître d’œuvre et un contractant général dans un précédent article.)

Chez Villemagne Contracting, nous établissons le cahier des charges avec vous après plusieurs rendez-vous pour mieux cibler votre demande.

Puis, nous travaillons avec un dessinateur ou un architecte pour fixer l’aspect fonctionnel.

4. Effectuer les bonnes démarches administratives et respecter la réglementation en vigueur

Comme pour tout projet de construction neuve, il ne faut pas occulter la loi pour un projet de construction de bureaux.

Démarches d’urbanisme

Si vous venez d’acquérir un nouveau terrain pour l’implantation de votre immeuble de bureaux, n’oubliez pas le dépôt du permis de construire ! En effet, le dépôt du permis de construire en mairie est obligatoire pour toute construction nouvelle de plus de 20m². Si vous avez besoin d’aide pour effectuer vos démarches, sachez qu’un contractant général pourra vous aider à les faire. Par ailleurs, n’oubliez pas de consulter le PLU (Plan Local d’Urbanisme).

Code du Travail

S’il existe un certain nombre de lois et de normes à respecter pour la construction des bureaux (performances énergétiques…), le Code du Travail stipule aussi que chaque poste de travail doit avoir une surface minimale de 10 m². Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site du service public.

Accessibilité PMR

Les bureaux neufs doivent être accessibles aux personnes à mobilité réduite, aussi bien pour les visiteurs que pour les travailleurs qui présentent un handicap. Cela implique des espaces de circulation adaptés, des tailles de portes et espaces ascenseurs adaptés. Cela commence dès l’espace extérieur avec la création de place de parking pour les personnes en situation de handicap.

5. Ne pas négliger la décoration intérieure et le choix du mobilier

C’est la dernière étape avant que vos bureaux ne soient parfaitement fonctionnels. Le choix du mobilier a toute son importance. Privilégiez des meubles ergonomiques, adaptés à l’espace et au type de bureau choisi (open-space ou bureaux fermés). Plantes, enseignes, éléments de décoration : il est temps d’habiller vos bureaux aux couleurs de votre entreprise. La décoration intérieure est souvent négligée. Pourtant, il est important que vos collaborateurs (et clients) se sentent bien dans leurs nouveaux espaces de travail. C’est tout l’intérêt et l’enjeu d’un projet de construction neuve de bureaux !

Construction de bureaux professionnels dans le Rhône et la Loire : faites appel à Villemagne Contracting !

Quel que soit le domaine d’activité, Villemagne Contracting accompagne les professionnels à concrétiser leurs projets de développement. Et cela passe par la création de nouvelles structures pour accueillir collaborateurs et clients.

Conseil et écoute, de Saint-Étienne jusqu’à Lyon, nous serons ravis d’échanger avec vous sur vos ambitions !

Avec une expérience de plus de 20 ans, nous avons déjà réalisé ce type de projet. Nous disposons donc du recul nécessaire pour prendre les bonnes décisions en matière d’organisation.

Vous disposez déjà de bureaux d’entreprise, mais ces derniers sont vieillissants et mériteraient un coup de fraîcheur ? Nous vous apportons aussi notre expertise sur le réaménagement de bureaux.

N’hésitez pas à nous contacter !